Dokumentace procesů

Proces je sled aktivit, které směřují k vytvoření nějakého výsledku. V případě Business procesu jde o zboží nebo službu určenou pro interního nebo externího zákazníka. Na celou organizaci se pak můžeme dívat jako na soustavu procesů a činností, které na sebe navazují.

Je dobré si uvědomit dvě věci:

1. Procesy probíhají napříč organizačními jednotkami.
2.  Procesy probíhají bez ohledu na to, zda je řídíme nebo si je uvědomujeme.

Aby firma dosáhla svých cílů, je třeba procesy efektivně a účelně řídit.

Procesy a jejich nastavením ve firmě se zabývá řada norem, např. ISO 9000 Systém managementu kvality, ISO 20000 Management služeb pro informační technologie (IT service management) a další. I když takový systém ve firmě máte implementován, můžete se setkat se situacemi, kdy určitý proces je v něm zmíněn jen několika větami a skutečný proces je složitější, zahrnuje více týmů a není zdokumentován.

Pokud chcete zajistit transparentnost a zlepšit procesy, vždy je vhodné procesy zdokumentovat a graficky znázornit. Usnadní to pochopení procesů a orientaci pracovníků, kteří se procesu účastní, těch, kteří mají zájem na jejich efektivnosti nebo těch, kteří jsou za proces zodpovědní. Transparentnost je předpokladem zlepšování procesu.

Proces není třeba popisovat komplexními nástroji, který sice může být vnímán jako jednička v oblasti procesního software, ale práce s ním může být složitá a výstupy běžným pracovníkům nesrozumitelné. I velké organizace kreslí procesy v jednoduchém software jako je MS Visio nebo podobné nástroje, které jsou často zdarma a ani se nemusí instalovat (pracují s prohlížečem). Je lepší používat jednoduché nástroje a udržovat procesy aktuální, dobře popsané a jejich popis dostupný všem, než složitá řešení, s kterými ale lidé nechtějí pracovat.

V procesu bychom měli vyjasnit:

• Role vystupující v procesu
• Aktivity, které provádějí
• Pravidla, která je třeba dodržovat
• Aplikace a nástroje, které se používají v jednotlivých krocích
• Metriky, které se sledují pro ověření, že proces dobře funguje

Slovní popis procesu je vhodné doplnit schématem toku procesu. Většinou vystačíme s několika symboly - začátek procesu, aktivita, rozhodování, konec procesu.

Příklad: Níže uvedené schéma popisuje proces schválení nákupního požadavku.

Proces můžeme popsat v dokumentu MS Word, ale mnohem vhodnější je ho publikovat ve Znalostní bázi. Proces tak bude všem snáze dostupný, lehce vyhledatelný a můžeme ho propojit pomocí odkazů s dalšími popsanými procesy.