Systém ObjectGears má propracovanou funkcionalitu pro odesílání upozornění pomocí emailů nebo SMS.
Upozornění
Používá se definice upozornění, které je před vlastním odesláním naplněno daty.
V upozornění zadáváte texty týkající se jedné specifické akce/události, na kterou chcete uživatele upozornit.
Pokud chcete mít všechny upozornění ve stejném formátu, např. mít stejný začátek a konec, mít text zabalen v pěkném rámečku atd., pak použijte Emailovou šablonu (viz dále).
Pro vyplnění textu upozornění aktuálními daty se v definici upozornění používají proměnné. Název proměnných závisí na tom, odkud je upozornění voláno. Jedna sada proměnných bude pro volání z třídy, jiná pro volání z importu atd. Proměnné můžete zadávat do předmětu a do těla upozornění.
Pokud použijete proměnnou, kterou v daném pravidle není možné použít (např. proměnná týkající se importu v pravidle třídy), upozornění nebude odesláno. Pokud použijte neexistující proměnnou, bude v odeslaném emailu chybové hlášení.
Příklad:
Uživatel {{var.import.person.fullname}} spustil import.
Import id: {{var.import.id}}
Název importu: {{var.import.name}}
Počet řádek v souboru: {{var.Import.FileRowCount}}
Počet řádek vložených do třídy: {{var.Import.InsertRowCount}}
Počet řádek aktualizovaných ve třídě: {{var.Import.UpdateRowCount}}
Počet řádek smazaných ve třídě: {{var.Import.DeleteRowCount}}
Počet řádek smazaných před importem: {{var.Import.DeleteBeforeRowCount}}
Počet řádek smazaných v rámci importu:{{var.Import.DeleteAfterRowCount}}
Výsledek importu: {{var.Import.ResultStatus}}
Chybová zpráva: {{var.Import.ErrorMessage}}
Nastavením Povoleno lze zakázat jedno konkrétní upozornění, aniž byste jej museli odebírat z definic. Můžete tak mít více druhů jednoho upozornění a přepínat je mezi sebou. Např. pro případ, kdy chcete dočasně změnit text upozornění a po čase vrátit původní.
Zaškrtnutím volby Odeslat v HTML formátu odešlete email v HTML. Takovém případě v těle upozornění používejte HTML. Pokud tat volba není zaškrtnuta email je odeslán ve formátu Plain text.
Plain text můžete použít pro starší poštovní klienty, nebo pokud příjemcem emailu je program. Ten lépe snáze zpracuje plain textu.
Jazyky
Upozornění jsou připravena pro použití v organizacích, kde se mluví více jazyky. Proto máte možnost pro každý jazyk vytvořit lokalizovanou verzi upozornění. V definici je nastavení Jazyk, kde určíte v jakém jazyce daná verze upozornění je. Pro každé upozornění je možné vytvořit neomezený počet jazykových verzí, ale od každého jazyka maximálně jednu. Pro zadání jazykové verze stejného upozornění použijte stejný kód, ale s jiným jazykem.
Při vytváření upozornění pro více jazyků, musíte jako první vytvořit upozornění BEZ vybraného jazyka. V této výchozí verzi upozornění použijte jazyk, kterému rozumí většina vašich zaměstnanců. Toto upozornění bude při odesílání použito, pokud uživatel nebude mít nastaven preferovaný jazyk nebo tento jazyk nebude definován v upozornění.
Např. definujete upozornění bez zvoleného jazyka a další pro v anglické a německé verzi. Uživatel však bude mít nastaven francouzský jazyk. V tomto případě se mu pošle upozornění bez zvoleného jazyka.
Obrázek níže ukazuje, jak se přehledně řadí upozornění v seznamu upozornění. Upozornění s kódem im-run má 3 definice (výchozí bez zvoleného jazyka, anglickou a německou).
Každé upozornění by mělo být napsáno pouze v jednom jazyce.
Emailová šablona
Emailové šablony představují jednoduchý způsob jak mít všechna upozornění ve stejném formátu. Do upozornění napíšete jen vlastní obsah zprávy a všechno okolní formátování vložíte do šablony. Kdykoli v budoucnu můžete šablonu rychle změnit.
V šabloně neuvádějte text ke konkrétní události, jen obecné texty jako odkaz na firmu, intranet, helpdesk...
Při definici šablony musíte vědět, zda se bude odesílat na email (plaint text či HTML) nebo na SMS.
Do polí Předmět a Tělo na místo, kam se má vložit obsah upozornění vložíte text {#}. Ten bude při odeslání nahrazen aktuálním textem.
Šablon můžete mít vytvořených více a používat je dle potřeby. Pokud v definici šablony neuvedete model, pak bude dostupná pro všechna upozornění. Takovouto šablonu použijte např. pro obecný celofiremní vzhled.
Distribuční skupina
Při použití upozornění pro odeslání není často vhodné zadávat konkrétní uživatele. Ti se časem mohou měnit, což zvyšuje nároky na správu. Proto se v systému ObjectGears používají distribuční skupiny. Jde o objekt, který již obsahuje konkrétní uživatele a jejich email či telefon, na který se má upozornění odeslat.
Stačí pak udržovat uživatele v těchto skupinách. Tyto skupiny je možné plnit také automaticky na úrovni databáze na základě určitých pravidel skriptem, který si vytvoříte.
Např. všichni uživatelé na pozici ředitel mohou být ve skupině Ředitelé. Všichni uživatelé mající umístění ve městě Praha, mohou být automaticky zařazení do skupiny Lokalita_Praha. S automatizací vám odpadne spousta práce.
Vlastností Povoleno řídíte, zda se na aktuální distribuční skupinu bude odesílat upozonění. Při potřebě zakázat odesílání na distribuční skupinu, stačí nastavení odškrtnout a posílat se již nic nebude. Není proto třeba procházet všechna upozornění, kde je skupina použita a všude ji odstraňovat.
Odeslané emaily
Všechny vygenerované emaily a SMS naleznete ve Správa / Upozornění / Odeslané emaily. Jde o informace, kdy a s jakým textem se email vytvořil a zda byl již odeslán.
Emaily se z výkonnostních důvodů neodesílají bezprostředně, ale v první fázi se pouze vytvoří a uloží do databáze. Následně windows služba prochází neodeslané emaily a pokouší se je odeslat. Pokud se vám emaily generují, ale neodesílají, pak zkontrolujte správný běh windows služby.
V okamžiku fyzického odesílání emailu se kontroluje, zda je nakonfigurováno odesílání emailu. Podmínkou je nastavení emailu v parametru FROM v konfiguračním souboru windows služby. V případě, že odesílání není nakonfigurováno, pak se email označí stavem Není nakonfigurováno odesílání emailů a email se již neodesílá. Této vlastnosti využijete na jiných prostředích než je produkční. Můžete tak zachovat generování emailů v plném rozsahu a zároveň žádný "testovací email" nebude fyzicky odeslán.
Skrytá kopie
Systém ObjectGears vám umožňuje lépe kontrolovat, zda se emaily opravu odeslali pomocí nastavení BlindEmail v konfiguraci. Systém může generovat emaily, ale při problémech na poštovním serveru se email fyzicky odeslat nemusí. Nastavením BlindEmail přidáte ke každému emailu nového příjemce do skryté kopie, čímž do určené schránky budou chodit kopie emailů.
Při reklamaci uživatele, který tvrdí, že mu nepřišel email, lze lehce zkontrolova,t zda byl opravdu fyzicky odeslán. Při řešení problémů ověřte max. limit odesílaných emailů za jednotku času (např. limit odeslání za hodinu z jednoho serveru). Při překročení tohoto limitu mohou být emaily poštovním serverem zahazovány.
Možné problémy při odesílání emailu na poštovní serveru:
- příliš dlouhý text v předmětu či těle
- příliš mnohom příjemců emailu
Kde se používají upozornění
Upozornění můžete nastavit pro několik objektů:
- třída
- pravidla u třídy
- automatická časová operace u třídy (ATO)
- import
- export
- workflow aktivita
Definujete, kdy se upozornění má odeslat, jaké upozornění se má použít a na jakou distribuční skupinu se odešle. Takových to nastavení můžete vytvořit neomezeně a v libovolné kombinaci.
Upozornění můžete též odeslat pomocí skriptů. Potřebné funkce zpřístupňuje skriptovací objekt OG.Email.
Skupina pro odeslání
Pokud definujete na třídě pravidlo pro odeslání upozornění, máte k dispozici vlastnost Název skupiny upozornění. To vám spolu s vlastností Pořadí pomůže v následujícím scénáři.
Máte firmu, kde zaměstnanci pracují z různých městech a upozornění, které říká, že uživatel má něco udělat (např. za někým dojít a s ním danou věc řešit). Problém je, že v každém městě danou věc řeší jiná osoba a trochu jiným způsobem.
Jsou dvě možná řešení:
- Vytvořit jedno upozornění a popsat v něm pro všechna města, jak danou věc řešit. Výsledkem bude dlouhý a nepřehledný email, kde pro konkrétní uživatele bude určena pouze malá část textu.
- Vytvořit pro každé město jedno upozornění a použít Název skupiny upozornění
Při odesílání se upozornění zpracovávají podle sloupce Pořadí od nejmenšího po největší. Každé upozornění je zpracováváno samostatně, a tak může být odeslán email jednomu uživateli od každého upozornění.
Při nastavení Název skupiny upozornění pro více než jedno pravidlo se pamatují uživatelé, kterým bylo již něco posláno. Při zpracování dalšího upozornění se stejným názvem skupiny se jim již nic neposílá.
Toho lze krásně použít pro náš příklad. Vytvoříte několik pravidel (pro každé město jedno) a nastavíte různé Pořadí. Zároveň vytvoříte pro každé město jedno upozornění. Do pravidel pak zadáte podmínku, tak aby se nejprve vybrali uživatelé z prvního města. Do dalšího uživatelé z druhého města. V posledním pravidle pak necháte vybrat všechny uživatele. Ti, kterým již bylo něco posláno budou ignorováni, ostatním se pošle univerzální upozornění.