Centrální evidence úkolů: Jak přejít od emailů k systému úkolů

Možná vás už někdy napadlo, že systém sledování úkolů, ve kterém stále mnozí z nás denně pracují, má daleko k dokonalosti.

Výchozí stav

Jdete na schůzku k projektu XY. Projektový manažer postupně prochází úkoly, které byly zadány někdy dříve a lidé, kteří se jim měli věnovat, hlásí postup prací. Určité úkoly byly dokončeny, u jiných se objevil problém, který je třeba řešit, a jsou zmíněny nové úkoly. Po schůzce projektový manažer zasílá zápis s novými úkoly.

Co je na tom špatně? Pravidelné schůzky a zápisy z nich jsou přece dobrou praxí.

To ano. Problém, ale je, že mnozí z nás se účastní několika podobných schůzek každý den a v nejlepším případě pak dostanou emailem několik zápisů. Pokud je to takto každý den, jak si můžeme být jisti, že máme přehled o všech úkolech, které jsme dostali?
Možná si teď řeknete, že sami máte ve vaší práci přehled, ale myslíte si, že to platí i o všech ostatních? Dalším problémem je, že i projektový manažer někdy řeší více projektů najednou a navíc by měl mít přehled o všech úkolech, na nichž pracují členové projektového týmu. Takový přehled ale dnes nemá. O některých věcech se dozví až na pravidelné týdenní schůzce.
Tím to ale nekončí. Jako nadřízený byste měli mít přehled o všem, na čem vaši lidé pracují, včetně projektů. Ve skutečnosti, čím jste výše, tím spíše můžete mít pocit, že vlastně přesně nevíte, co vše se děje ve vašich týmech a přitom byste rádi měli možnost nahlédnout, jak se rozpadají projekty, které znáte pouze jménem a zhruba víte, čeho mají dosáhnout. Jako problém také můžete vnímat to, že se na vaše týmy obrací uživatelé s úkoly, které s vámi nebyly projednány.
A pak je tu řada úkolů, které mohou spadat do nějakého projektu, ale také nemusí. Jejich znakem je to, že vy jste přímo zainteresováni na jejich splnění. Řešitelem úkolu je někdo jiný, ale vy jste zákazníkem. Máte přehled o všech takových úkolech a jejich stavu?
Pokud si zápisy posíláme po emailech, jen si namlouváme, že o všem máme přehled. Po pár dnech ztrácíme přehled o jednotlivých úkolech.

Nový způsob práce a jeho výhody

Řešením je přejít od posílání úkolů přes email k systému pro správu úkolů. Email rozhodně nezatracujeme. Stále je to skvělý prostředek informování o novém úkolu nebo jeho postupu. Místo odpovídání na email však v emailu klikneme na link a naši odpověď napíšeme přímo do systému pro správu úkolů. Co se týče pracnosti, počtu kliků atd. vyjde to nastejno. Rozdíl bude v tom, že:

• Budete přesně znát historii úkolu.
• Když si zobrazíte dashboard s úkoly, hned budete vědět, na čem máte pracovat, s jakou prioritou a jakým termínem.
• Budete se moci podívat na všechny úkoly, které jste zadali a vidět jejich progres.
• Nadřízení vidí, na čem pracují jejich lidé a Projektový manažer vidí postup prací na projektech.

Jak takový systém může fungovat, si můžete prohlédnout ve videu EasyTask.

My se však dnes zaměříme na to, jak takový systém zavést.

Souhlas managementu s pilotem

Jako u každé důležité změny musíme získat souhlas managementu. I když váš šéf může být ke změně skeptický, informujte ho o svém návrhu, vysvětlete, proč jste přesvědčeni, že to organizaci pomůže, a zkuste získat jeho podporu pro pilotní provoz - vyzkoušení nového způsobu práce v menším měřítku s menším množstvím lidí má totiž mnoho výhod:

• Management by vám měl schválit vaši iniciativu, která má vést zvýšení efektivity. Zároveň při pilotu nedochází k rozsáhlé změně napříč organizací, takže se nesetkáte s odporem, který běžně každá změna vyvolává.
• Můžete si vhodně zvolit pracovníky, kteří vás budou podporovat a s kterými pilot rozjedete.
• V rámci pilotu prokážete přínosy a oslabíte tak odpor těch, kteří by raději zůstali při starém.
• Získáte poznatky, které využijete při rolloutu řešení do celé firmy. V té chvíli už budete mít řadu podporovatelů, kteří se zúčastnili pilotu a kteří vám pomohou změnu prosadit.

Jak začít

Získali jste podporu managementu, promluvili si s kolegy, kteří souhlasí s pilotem, a můžete začít. Systémů pro evidenci úkolů je celá řada. ObjectGears nabízí jednouché řešení EasyTask a komplexnější proces řízení projektového portfolia včetně možnosti vykazovat čas strávený na úkolu, vazbu na Change a Release management atd. Jako první krok při přechodu z emailů je EasyTask ideální řešení. Níže uvedené kroky jsou ale nezávislé na nástroji, který si zvolíte.

1. Sepište všechny úkoly do EayTasku. Všechny, ať už je řešíte v rámci nějakého projektu, jde o opakovaný úkol v rámci vaší pracovní pozice nebo jednorázový úkol od vašeho šéfa. Požádejte o to samé i vaše pilotní spolupracovníky. U některých úkolů nemusí být jasné, kdo by na nich měl pracovat. Nevadí. Důležité je mít kompletní přehled úkolů. S kolegy se domluvte, že pokaždé, když se objeví nový úkol, zaznamenáte ho zde v EasyTasku. Udělali jste první krok a máte všechny úkoly na jednom místě.
2. Priorizujte úkoly a zkuste u všech stanovit jejich termín. Část úkolů předatavují úkoly z projektů, kde jste se již k nějakým termínům pravděpodobně zavázali. Nyní máte možnost, v kontextu všech dalších úkolů, ověřit, zda jsou tyto termíny reálné. Pokud ne, včas o tom informujte projektové manažery. Častou situací je, že teprve, když všechny úkoly sepíšete, bude vám jasné, že vše můžete v krátké době reálně zvládnout. Nyní máte možnost u každého úkolu určit priority a plánovaný termín dokončení. Na prioritách se musíte dohodnou v rámci týmů, projektů atd.
3. K úkolům pište postup vaší práce. Jakmile se vás někdo zeptá, jak daleko s konkrétním úkolem jste, budete v obraze. Pokud úkol budete přiřazovat dalšímu pracovníkovi k řešení, bude vidět, co jste na úkolu již udělali vy a co má udělat on. Při každé aktualizaci úkolu dochází k zápisu do historie. Zpětně tak je jasné, kdo kdy dostal jaký úkol, kdy na něm začal pracovat atd.
4. Úkoly je vhodné strukturovat do nějakých vyšších kategorií, začlenit je do projektů, označit, jaký cíl sledují, jakých projektových výstupů (deliverables) se týkají atd. Vhodná míra strukturovanosti závisí na každé organizaci a EasyTask jednoduše můžete upravit přidáním potřebných sloupců odkazujících na projekty, deliverables, cíle atd. Úkoly je pak snadné procházet, protože na projektové schůzce zafiltrujete pouze úkoly týkající se daného projektu. Při schůzce se šéfem, zase zafiltrujete úkoly zadané v rámci jeho porady atd. Obrazovku EasyTasku můžete promítnout, aby ji všichni viděli, a na schůzce domluvenou dohodu k úkolům rovnou zapsat. Podobně založíte nové úkoly, změníte řešitele, prioritu, termín nebo ukončíte ty úkoly, kde si všichni potvrdili, že je hotovo. Po uložení úkolu odchází na řešitele notifikace a úkol se mu také vždy zobrazí v dashboardu.
5. Dbejte na to, aby úkoly nešly do ztracena. Pokud pracovník, kterému je úkol přiřazen narazil na nějaký problém, musí to oznámit. Poznačí to také v úkolu a dle dohody s kolegy úkol přiřadí jinému řešitele, změní plánovaný postup a termín apod. Veškeré důležité informace a komunikace týkající se úkolu tak budou na na jednom místě (v úkolu samotném) a ne roztroušené po e-mailech.
6. Zajistěte zastupitelnost. V tomto vám EasyTask velmi pomůže, protože všechny informace o úkolu, dosavadní práce původního pracovníka atd. jsou zaznamenány přímo v úkolu. Nový pracovník se tak dostane rychle do dané problematiky a může efektivně pokračovat na tom, co nedokončil předešlý/nepřítomný pracovník. Zastupitelnost vám také pomůže řešit Znalostní báze.