Znalostní báze

Poskytnutí správných informací ve správnou chvíli je předpokladem efektivního fungování organizace a přijímání informovaných rozhodnutí.

Výchozí stav

Výchozím stavem je většinou částečná dokumentace některých znalostí ve formě souborů MS Word, MS PowerPoint nebo PDF. Týmy mají často zdokumentovány "povinné" oblasti stanovující základní požadavky (rámec), ale detailní postupy již nikde popsány nejsou. Dalším problémem je dostupnost informací. Týmy je mají uložené ve svých složkách. Dokumenty přitom často popisují spolupráci různých týmů a dostat se k dokumentům jiných týmu je obtížné. Vzhledem k tomu, že jsou znalosti uloženy v souborech, uživatel musí vědět, kde dokument hledat (jak se k němu proklikat skrz adresářovou strukturu). Informace je obtížné vzájemně propojit. Pokud čtete jeden dokument, obsahuje odkaz na jiný text formou uvedení dokumentu, kde je detailně popsáno související téma. Uživatel pak musí vždy opět složitě vyhledat jiný dokument.

Dalším problémem je, že systém dokumentace často podléhá složitému režimu aktualizace a vytvořit v takovém systému nový dokument je velmi obtížné. Vizí by měla být nejen snadná dostupnost existujících informací, ale i snadná aktualizace uživateli napříč organizací.

Na co si dát pozor

Možná se domníváte, že znalostní bázi již používáte. Často se hovoří o Znalostní bázi, poté co firma zmigruje soubory ze sdíleného disku do Cloudu. Uživatelé pak přistupují k souborům prostřednictvím prohlížeče místo např. Průzkumníku Windows.

Pokud Vaše "Znalostní báze" vypadá takto, pracujete opět s pevnou strukturou souborů, jakou jsme si popsali výše. Dokumenty jsou sice v Cloudu a obrazovka má moderní vzhled, ale způsob práce s dokumenty zůstal nezměněn. Nemůžete vyhledávat napříč dokumenty, nemůžete dokumenty efektivně propojovat pomocí odkazů nemůžete efektivně řídit klasifikaci pomocí vámi vytvořených kategorií.

Příkladem nám může být spíše Wikipedie, která umožňuje uživateli navigovat mezi články pomocí odkazů, řadit články do různých kategorií a vyhledávat napříč všemi články.

Nová úroveň řízení znalostí

Jak vypadá nová úroveň řízení znalostí a jak se k ní posunout a podpořit dostupnost a aktualizaci znalostí v organizaci?

• Procesy, postupy, návody atd. jsou pro uživatele dostupné na jednom místě.
• Uživatel může jednoduše vyhledávat potřebné informace napříč dokumenty, aniž by musel znát strukturu dokumentace a vědět, kde je co uloženo.
• Uživatelé dokumentaci sami upravují, a proto je aktuální. Tento proces není brzděn administrativními požadavky ani technickou složitostí provedení aktualizace.
• Mezi dokumenty je možné se efektivně navigovat pomocí URL odkazů, kterými jsou vzájemně propojeny.
• Dokumenty lze efektivně prohledávat i pomocí aplikací. Je snadné vytvořit link, který lze zaslat kolegovi a odkázat na určitý dokument.
• Dokumentaci je možné propojit se strukturovanými daty jako jsou například seznamy produktů, komponent, služeb nebo konfiguračních položek.
• Dokumenty podléhají různému stupni validace. Tento proces může být náročnější pro kritické předpisy, ale může být velmi jednoduchý např. pro prováděcí postupy.

Protože půjde o změnu ve firmě, bude vhodné uplatnit obecné zásady pro zavedení změn.

Nejdříve identifikujeme týmy, které mají zájem dokumentaci konvertovat do Znalostní báze, a domluvíme postup konverze stávajících dokumentů do stránek Znalostní báze.

Po konverzi informujeme uživatele ostatních týmů o novém místě uložení dokumentace a výhodách nového řešení. Na příkladu konkrétního zmigrovaného týmu ukážeme managementu výhody nového řešení a požádáme o schválení postupu migrace s dalšími týmy. V tuto chvíli je pravděpodobné, že management sám doporučí další týmy k migraci - pravděpodobně z okruhu týmů, které se potýkají s nějakým auditním nálezem, měly v této oblasti dříve problémy apod.

Srovnání

Původní řešení - nevýhody	Nové řešení - výhody
Články v různých týmových adresářích. Pevná adresářová struktura. Nemožnost propojovat znalosti pomocí URL linků. Práva jsou nastavena fixně, bez různých úrovní klasifikace oprávnění.	Všechny články na jednom místě. Články je možné členit do různých struktur. Full text prohledávání. Efektivní řízení přístupových oprávnění. Možnost propojení informací se strukturovanými daty. Články ve formě HTML textů místo různých souborů umožní snadné porovnávání změn a přidávání poznámek či vedení diskusí k jednotlivým článkům.