Model Alokace nákladů

Cílem Alokace nákladů je stanovit náklady, které souvisejí s určitými objekty. Při implementaci je třeba upravit model pro prostředí zákazníka. Postupujeme tedy v následujících krocích:

1. Vyjasnění vstupních nákladů
   • faktury dodavatelů
   • mzdové náklady pracovníků zajišťujících procesy
   • odpisy majetku
   • ...
2. Určení cílových objektů, kterým mají být náklady přiřazeny:
   • produkty (výrobky, služby)
   • externí zákazníci
   • interní týmy
   • projekty
   • ...
3. Určení způsobu přiřazení vstupních nákladů cílovým objektům
   • přímé přiřazení
   • nepřímé přiřazení prostřednictvím modelů, do nichž se náklady přiřadí, a které mají vlastní způsob distribuce nákladů na cílové objekty
   • ...

Následující informace se týkají konkrétní implementace. V našem příkladě budeme řešit alokaci IT nákladů. Model je třeba vždy přizpůsobit případu konkrétního zákazníka, jeho cílům, situaci a povaze nákladů.

Použité objekty

Typ objektu	Název objektu	Popis objektu
Stránka	Dashboard	Základní stránka administrátora s menu a indikátory kvality dat.
Třída	Poplatek	Záznamy faktur, mzdových nákladů a odpisů, které se mají alokovat.
Třída	Napojení poplatku ke službě	Nastavení přiřazení.
Třída	Služba	Číselník služeb, které představují model rozúčtování.
Třída	Období	Číselník období.
Třída	Tým	Číselník týmů.
Třída	Země	Číselník zemí.
Třída	Uživatel	Přehled uživatelů
Třída	MS AD skupina	Přehled MS AD skupin.
Třída	Členové MS AD skupin	Členství uživatelů v MS AD skupinách v jednotlivých obdobích.
Třída	Server	Číselník používaných serverů.
Třída	Zákazník serverů	Nastavení rozúčtování částek alokovaných na jednotlivé servery.
Třída	Alokace uživatel	Nastavení příslušnosti uživatelů do jednotlivých týmů a zemí v jednotlivých obdobích.
Třída	Model serverů	Přehled konfigurace serverů dle pořízených snímků a kalkulace celkových zdrojů jednotlivých serverů. Používá se pro alokaci nákladů souvisejících se serverovou infrastrukturou.
Třída	Model tisku	Přehled objemů tisku jednotlivými uživateli. Používá se pro alokaci nákladů souvisejících s tisky.
Třída	Model úložiště	Přehled objemu dat jednotlivých uživatelů. Používá se pro alokaci nákladů souvisejících s ukládáním uživatelských dat.

Role

Role	Případy užití
Administrátor alokace nákladů	Provádí veškerá nastavení a pořízení vstupních dat pro alokaci nákladů.

Proces alokace nákladů

Na vstupu máme faktury, mzdové náklady, popř. odpisy. Jednotlivé položky mohou být v různých měnách. My je musíme přepočítat na jednu námi zvolenou standardní měnu - např. EUR nebo CZK. 

U každé vstupní faktury (odpisu atd.) stanovíme, jakého týmu, země, uživatele či služby se týká. Každou položku máme možnost přiřadit více obdobím a více týmům, službám či uživatelům. Pokud například jedna faktura obsahuje předplatné týkající se příštích let, dále platbu za implementaci týkající se určitého týmu, položku, která se týká pouze určitého uživatele a částku vstupující do určité služby, můžeme vše správně a přehledně alokovat.

Částky přiřazené na tým a zemi vstoupí přímo k našim finálním objektům. U uživatelů a služeb musíme provést další přepočty.

Služby jako prostředek distribuce nákladů

Většinu nákladů nebudeme schopni alokovat na cílové objekty (týmy a země) přímo. Budeme to ale moci udělat prostřednictvím služeb, které využívají uživatelé a ty lze přířadit do cílových objektů (týmů a zemí). U každé služby evidujeme MS AD skupiny, které obsahují uživatele využívající danou službu. Výjimkou jsou služby, u nichž máme jiný klíč alokace než rovnoměrné rozdělení na všechny uživatele v určitých skupinách (viz níže Tisk, Úložiště a Serverová infrastruktura).

Příklad služeb:

Služba	MS AD skupina	Popis / Příklad nákladů vstupujících do dané služby
Základní minimum uživatele	user_all	MS Windows, Office, koncová zařízení, helpdesk, VPN, související náklady na servery.
Tisk		Faktury za tonery, papír, tiskárny, náklady související s print servery.
Úložiště uživatelských dat		Faktury za diskové úložiště, náklady na servery NAS.
Serverová infrastruktura		Faktury za hardware, licence serverů, disková úložiště serverů.
Aplikace SAP	SAP_basic, SAP_admin	Licence a maintenance SAP, související náklady SAP serverů.
DWH a BI	DWH	Licence, helpdesk pro DWH a BI.
CRM	CRM_users	Licence CRM.

Služba Tisk

Řešení z našeho příkladu pracuje s modelem alokace podle objemu tisku. Takto jsou přeúčtovány všechny faktury a mzdové náklady na pracovníky související s tiskem.

Příklad vstupních dat určujících objem tisků.

Služba Úložiště

Podobně se rozdělí náklady spojené s ukládáním uživatelských dat.

Služba Serverová infrastruktura

Pro rozdělení nákladů na serverovou infrastrukturu pořizujeme v průběhu roku snímky serverů, a tak získáme přehled o velikosti CPU, RAM a HDD jakožto základních parametrů serverů.

U každého serveru máme možnost určit, kam s ním spojené náklady v určitém období přísluší. Máme možnost určit libovolnou kombinaci alokace na týmy a země nebo alokovat jako vstup do jiných služeb.

Distribuce nákladů

Služby pak distribují náklady přiřazené na ně přímo ze vstupních faktur nebo nepřímo z jednotlivých serverů, na něž byly alokovány ze služby (modelu) Serverová infrastruktura. Děje se to prostřednictvím uživatelů, kteří jsou členy skupin definovaných u služeb nebo jsou obsaženi ve vstupních datech služeb (objem tisků po uživatelích, objem dat v úložišti po uživatelích). Uživatele je možné alokovat v každém období k různým týmům a zemím. Máme možnost zadat libovolnou kombinaci zemí a týmů s vyjádřením váhy určující jakým poměrem mají být náklady na daného uživatele přeúčtovány na určitý tým a zemi. Takto můžeme snadno a správně reflektovat přechody uživatelů mezi týmy či zeměmi.

Výsledná alokace nám pak ukazuje náklady po týmech a zemích.

Pro kontrolu můžeme porovnat součet alokovaných částek s celkovým součtem všech faktur z počátku našeho příkladu.